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Un approfondimento a cura di Sebastiano Plutino, socio AiFOS e Data Protection Officer certificato
Il Servizio Prevenzione e Protezione Aziendale (SPP) di una organizzazione conosce i processi aziendali e conosce i lavoratori e il loro stato di salute o altri dati personali particolari quando questi possono rendere necessarie modifiche al processo produttivo dell’organizzazione. A titolo di esempio: il coinvolgimento sul lavoro di una dipendente in gravidanza, l’inserimento in un ciclo di lavorazione di carni da macello di un dipendente di altra religione, il controllo degli spazi di azione di un dipendente soggetto ad arresti domiciliari con permesso di prestare attività lavorativa, le pratiche INAIL nel caso di infortunio, il trattamento dei near misses e tanti tanti altri.
Inoltre il SPP effettua un continuo monitoraggio sulle diseguaglianze di genere e pone i lavoratori nelle migliori condizioni per garantire la riduzione dei rischi intervenendo anche sul Datore di Lavoro quando le condizioni lavorative superino il livello di tollerabilità.
Dal 25 maggio 2018 diventerà vigente il nuovo Regolamento sulla protezione dati personali (Reg. EU 679/2016) che sta facendo evolvere l’attuale codice privacy (Dlgs 196/2003). La Protezione Dati Personali (non si parla più di privacy) avrà un impatto più pervasivo sulla realtà organizzativa perché prevede una maggiore differenziazione delle responsabilità sui trattamenti (operazioni sui dati personali) che vedono coinvolti dati personali utilizzando come leva anche il sistema sanzionatorio, proporzionato e dissuasivo, particolarmente invasivo (con massimi di 10 o 20 Milioni di Euro o 2% e 4% del fatturato mondiale dell’anno precedente).
Poiché il Servizio Prevenzione e Protezione gestisce costantemente dati personali anche sensibili e giudiziari dei dipendenti (interessati) sarà obbligato a partecipare all’analisi dei rischi che il Titolare del Trattamento (datore di lavoro) dovrà effettuare. Occorre ricordare che l’approccio al rischio e la gestione delle emergenze è “pane quotidiano” per il Servizio Prevenzione e Protezione e di conseguenza sarà facilitato nella partecipazione.
Se il SPP, invece che essere interno ad una organizzazione titolare, è erogato attraverso un contratto di servizio allora il titolare del trattamento, oltre a richiedere e tracciare opportunamente i trattamenti delegati alla società esterna incaricata del SPP, nominerà la società esterna “Responsabile del Trattamento” in modo da delegare opportunamente alcuni rischi (trasferimento del rischio) e, poiché il trattamento interessa dati particolari (sensibili), richiederà al SPP Nominato ”Responsabile del Trattamento” la redazione di un “Registro del Trattamento del Responsabile” e impegni alla modalità di trattamento dei dati formalizzate contrattualmente in modo da minimizzare la propria responsabilità sui trattamenti delegati. (Secondo nomine basate su schemi tipo messi a disposizione dall’Autorità Garante).
Da ricordare che, poiché il trattamento interessa dati sensibili o giudiziari, non si applica il limite “fino a 250 dipendenti” per la non obbligatorietà di taluni aspetti del Regolamento (vedi Registro del Trattamento).
Ulteriori impatti sul SPP Esterno verranno dalla partecipazione alla procedura di gestione delle violazioni rispettando i tempi imposti dal Regolamento, ed alla necessità di attivare sistemi di sicurezza adeguati ai trattamenti che avvengono con sistemi informatici.
AiFOS, per venire in aiuto ai propri soci che erogano questo servizio ha programmato alcune sessioni di formazione sia in aula che in e-learning che permettano di affrontare il tema in modo organico e facilitato.
AiFOS - Associazione Italiana Formatori ed Operatori della Sicurezza sul Lavoro
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